Om ons werk voor u naar behoren te kunnen uitvoeren hebben wij uw persoonsgegevens nodig. Hiervoor dienen wij deze gegevens in bepaalde gevallen te verstrekken aan derden. Wij gaan hier zorgvuldig mee om. Er zijn hier wettelijke regels voor opgesteld, deze staan beschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het verstrekken van gegevens wordt in deze verordening verwerking genoemd. Middels deze verklaring geven wij weer hoe wij deze regels naleven en deze verwerking van uw gegevens.
1. Onze contactgegevens
MeerVida
Hoofdweg 667A
2131 BB Hoofddorp
023-3039900
info@meervida.nl
2. Ons doel
Voor het uitvoeren van bewindvoering, mentorschap en curatele is het noodzakelijk dat wij uw persoonlijke gegevens verstrekken aan derden. Het is immers nodig voor de betrokkenen om te weten om wie het gaat. Dit betreft o.a. uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en in beperkte mate uw BSN. Indien wij uw financiën behartigen zal ook uw bankrekeningnummer worden verstrekt. In sommige gevallen is het ook noodzakelijk om een kopie van uw paspoort te verstrekken; bijvoorbeeld bij het openen van een bankrekening of bij de aanvraag van de bijzondere bijstand. Voorbeelden van betrokken instanties: banken, uitkeringsinstanties, gemeenten, Belastingdienst, de overheid, verzekeraars, zorginstellingen, woningbouwverenigingen, aanbieders van energie, abonnementen (krant/sport/ed.) en schuldeisers.
3. De grondslag
Om persoonsgegevens te mogen verwerken heeft elke verwerker een goede reden nodig, de gegevensverwerking dient gerechtvaardigd te zijn. Dit is het geval als ons doel gebaseerd kan worden op één van de zes genoemde grondslagen in de AVG. De betreffende grondslag, waarop wij deze AVG baseren, luidt: “De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden”. In onze Regels & Afspraken tekent u voor akkoord voor de verwerking van uw persoonsgegevens, waarmee wij deze grondslag rechtvaardigen. Wij kunnen immers niets regelen met derden als wij uw persoonsgegevens niet mogen verwerken.
4. Eisen waaraan de verwerking voldoet
De verwerking is allereerst rechtmatig, wat blijkt uit de grondslag beschreven in paragraaf 3. Er is sprake van doelbinding. De gegevens die verwerkt worden hebben als specifieke doel dat deze bijdragen dan wel noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van bewindvoering, mentorschap en curatele. Doordat de gegevens toereikend, ter zake dienend en beperkt worden tot wat noodzakelijk is, is er sprake van minimale gegevensverwerking. Informatie welke niet nodig is voor het uitvoeren van bewindvoering, mentorschap en curatele worden niet opgeslagen in het dossier, maar doorgestuurd naar de klant en/of vernietigd door een bedrijf die gespecialiseerd is in het vernietigen van vertrouwelijke gegevens. De verwerkte gegevens worden gecontroleerd op juistheid en opslagbeperking wordt gehanteerd middels het opschonen van de afgesloten dossiers na een periode van zeven jaar. Zolang de gegevens door ons worden verwerkt, gebeurt dit integer en vertrouwelijk, dit door een beveiligde online werkomgeving en computer voorzien van wachtwoord. Wij hebben geen fysiek archief. Indien het ondanks al deze voorzorgsmaatregelen gebeurt dat een verwerking niet correct wordt uitgevoerd, nemen wij de volgende maatregelen; Er vindt een melding plaats in ons interne register. Hierin worden de datum en de aard van het lek vermeldt. Bij een hoog risico wordt een datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Vervolgens wordt geanalyseerd hoe het datalek in de toekomst kan worden voorkomen. Voor het wel of niet melden van een datalek bij de AP wordt gebruik gemaakt van het schema wat is opgesteld door het AP.
5. Uw rechten als betrokkene
Zoals gezegd is het voor ons noodzakelijk om uw gegevens te verwerken. Hiervoor heeft u bij de onderbewindstelling zelf toestemming gegeven, zie de Regels en Afspraken. U heeft uiteraard altijd het recht om deze toestemming weer in te trekken middels een verzoek tot ontbinding van de onderbewindstelling bij de rechtbank. Daarnaast heeft u te allen tijde het recht uw eigen gegevens (dossier) in te zien.
6. Onze plichten
De verwerker (MeerVida), heeft de volgende plichten:
- Registerplicht;
- Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen;
- Datalek rapporteren;
- Medewerking verlenen aan de toezichthouder (AP);
7. Samenwerkings partners
Om ons werk voor u te kunnen uitvoeren werken wij samen met Onview (softwareapplicatie), AnnTac (digitaal archief), Hallo (ICT Oplossingen) en Deijle & Partners (accountantskantoor). Zij verwerken voor ons uw informatie tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden. Met hen hebben wij een overeenkomst gesloten om uw privacy te kunnen waarborgen.
